تاریخچه ، تعاریف و دلایل استفاده از مدیریت پروژه
تاریخچه ، تعاریف و دلایل استفاده از مدیریت پروژه
- · تاریخچه مدیریت پروژه:
دراوایل دهه 50میلادی،شخصی به نام «E.l DuPont de Nemours» باهمکاری نیروی دریایی امریکا یک کارمشترک مدیریت پروژه(باترکیب یک نموداربرنامه ریزی پروژه وجدول زمان بندی رایانه ای) رابه انجام رساندند.این دو کارخودرابا دو پروژه مجزا ودوتیم مستقل ولی باهدف یکسان آغازنمودند.هدف آنها بهینه نمودن برنامه ریزی،زمان بندی وهماهنگی پروژه هابود.هرچندنگرش آنها برپروژه ها شباهتی به یکدیگرنداشت ولی درنهایت به این جمع بندی رسیدندکه بایدنحوه برنامه ریزی وفنون زمان بندی خودرا به نحوی بهینه کنندتاازمنابع نیروی انسانی،مواد وابزارخود بتوانند بهترین استفاده راببرند.
سیستم DuPont،روش مسیربحرانی یاCPM نام گرفت.هدف این روش بهینه نمودن بازدهی، زمان بندی وهزینه های پروژه های مهندسی بود.با استفاده ازاین روش انجام پروژه هاتایک سوم وهزینه هانیزبه مقدارقابل توجهی کاهش یافت.درهمان هنگام،نیروی دریایی سیستمی رابرای برنامه ریزی وهماهنگی کارهای بیش از3000پیمانکاروشرکتهای طرف قراردادخودابداع نمود.این پیمانکاران وشرکتها مشغول تهیه وتولیدنوعی موشک زیردریایی مجهز به کلاهک اتمی به نامPolarisبودند.سیستم ابداعی ایشان فن بازنگری وارزشیابی برنامه یاPERTنام گرفت.بکارگیری این سیستم تولیدموشک فوق را2سال جلو انداخت.
موفقیت این دوسیستم،دیگران رابرآن داشت تاروشهای دیگری ابداع کنند نام برخی ازاین روشها عبارتنداز:
روش ارزیابی پروژه یا PEP، کمترین برآوردهزینه یا LESS، فن ازشیابی وبازنگری گرافیکی یا GERTواخیرا روش ترسیم پیشنیازی یاPDM.دوروشCPMوPDMبیشترین مقبولیت رادرمیان داشته اند.اولی درمیان مدیران ودومی درمیان تولیدکنندگان نرم افزار.این روشهای نموداری جایگزین نمودارمیله ای یاbar chart می گردند.روش نمودارمیله ای یک روش سنتی با ترکیب فازهای برنامه ریزی و زمان بندی است.روش برنامه ریزی شبکه ای یاگرافیکی وظیفه برنامه ریزی رااززمان بندی جدانموده تاکنترل ونظارت بهتری بر پروژه هاایجادشود.وظیفه برنامه ریزی منتج به نمودارشبکه یانمودار برنامه ریزی شده و وظیفه زمان بندی یک جریان محاسباتی دستی یا رایانه ای است که براساس نموداربرنامه ریزی بدست می آید.
- · تعاریف مدیریت پروژه ازدیدگاههای مختلف:
1– مدیریت پروژه: مدیریت پروژه شامل مهارتها،ابزارهاوفرایندهای مدیریتی است که مورد نیازبرای اجرای موفقیت آمیزپروژه می باشد.بطورکلی مدیریت پروژه شامل موارد زیر می باشد: 1- مهارتها 2- ابزارها 3- فرایندها
1- مهارتها: مجموعه ای ازمهارت وتجربه لازم برای کاهش میزان ریسک پروژه ودانش تخصصی می باشدتاازاین طریق احتمال موفقیت پروژه افزایش یابد.
2- ابزارها: مجموعه ای ازانواع متعددی ازابزارها برای بهبود شانس وموفقیت پروژه می باشد که این ابزارها شامل الگوهای مستندسازی،ثبت ونرم افزارهای برنامه ریزی و طراحی وچک لیستهای ممیزی وفرمهای بررسی می باشد.
3- فرایندها: مجموعه ای ازتکنیکهاوفرایندهای متعددمدیریتی برای کنترل زمان،کیفیت و هزینه،تغییرات وریسک می باشد.
2– مدیریت پروژه: فرایندمجموعه فعالیتهای یکپارچه وبه هم مرتبط می باشدولذاکسب نتیجه هریک ازمحدوده های مدیریت پروژه،معمولا درسایرین نیزموثراست.تعامل بین محدوده ها دارای نتایج مثبت ومنفی برای هریک ازآنان است.به عنوان مثال تغییردرمحدوده کارغالبا درافزایش هزینه پروژه موثراست اما این تاثیرمی توانددرروحیه مجریان ویاحتی کیفیت محصول یاخدمت موردنظراثرمنفی داشته باشند،لذا دراین تعاملات می بایستی همیشه به اهداف پروژه توجه نمود. موفقیت درمدیریت پروژه،مستلزم مدیریت برتعامل بین محدوده ها برای نیل به اهداف پروژه به بهترین روش ممکن می باشد.
3– مدیریت پروژه: مجموعه ای ازفعالیتهاطرح ریزی شده درجهت کسب نتیجه ای معین است که بایددرقالب یک مقیاس زمانی مشخص وبااستفاده ازبودجه ای معین انجام شودوهمچنین پروژه هابایدازکارهای روزمره سازمان متمایزکنیم وازطریق اعمال روشهای صحیح مدیریت پروژه به بهبود عملکردها بپردازید.
4- مدیریت پروژه: موافق استانداردPMI،مدیریت پروژه شامل بکارگیری چهارعامل اساسی:1- دانش ،2- مهارتها، 3- ابزارها، 4- تکنیکهای لازم دراداره جریان اجرای فعالیتها،به منظوررفع نیازهای پروژه است.نقش ابزارمناسب درپیشبرد اهداف مدیریت پروژه انکارناپذیراست.درواقع پس ازطراحی سیستم مدیریت پروژه درسازمان بکارگیری ابزارمناسب دراین سیستم،یکی ازمهمترین عوامل محقق کننده اهداف مدیریت پروژه درسازمان است.
5- مدیریت پروژه: برآوردن نیازهای تجارت وصنعت مدرن درجهان پرشتاب امروز،نیاز به تمرکزبراولویتها،استفاده ازروشهای بهترمدیریت وقالبهای نوینی برای ارتباطات دارد.قرن بیست ویکم بابودجه های کمتروزمان جدیدهستند.برای رقابت دراین محیط بایدکاربیشتری رابامنابع کمتربه نتیجه رساند.اصل رقابت وتلاش برای برتری،سبب ظهورپدیده های نودرهمه بخشهای تجارت وصنعت شده،نیازبه تغییرونوآوری رابرهمگان مشخص کرده است،رقابت سبب بهادادن بیشتربه ایده هاوطرحهای نوشده است.برای بقادربین رقیبان باید سریع تر،ارزانتروبهتربود.
این چنین نوگرایی سبب تعریف کارهایی جدیدمی شود،کارهایی که تابه حال انجام نشده است درهمان باراول باید به درستی انجام شوند،لذانیازاست تاشمابه ابزارهای جدیدمدیریتی برای رویارویی بااین قبیل کارها مجهزشوید.
پیروزی درپروژه بستگی به برقراری تعادل مناسبی بین سه عامل مهم زمان انجام کار،منابع مورداستفاده ونتایج کاردرراستای ارائه ی سطح مناسبی ازخدمت به مشتری دارد.پروژه درخدمت رضایتمندی مشتری است،بنابراین سه عامل مهم موردنظراو باید درنظرگرفته شده، تعادل مناسبی بین آنها برقرارشود.اوعلاقه دارد پروژه اش درموعد مقرربه پایان رسد نتایج مشخصات درخواستی را رعایت کنند و دقیقا آنچه باشد که اومی خواسته ودرآخراینکه پروژه قیمت تمام شده ی مناسبی داشته باشد.آنچه که قبلابرآن توافق شده،بودجه ی مناسبی برایش تخصیص داده شده است.سه موردفوق بیانگرسه عامل اساسی زمان،کیفیت وهزینه هستند که بین آنهاتعادلی برقراراست به عبارتی هرگاه درمقداریکی تغییری ایجادشود،بقیه نیزتغییر می کنند.نسبت بین این سه عامل خطی نیست،گاهی ممکن است که برای کاهش نصف زمان اجراتاچهاربرابرهزینه ی استفاده ازمنابع رابالابرد.تصمیم گیران،حامیان وصاحبان پروژه پیش ازآغازفازبرنامه ریزی پروژه بایدپروژه ای،فارغ ازاندازه ی آن باسه ویژگی فوق ارتباط دارد ودرنهایت روشهای مدیریت پروژه تنها روی این سه ویژگی عمل می کنندوسعی درکنترل این سه مورددارند.
بدیهی است مهمترین مسئله درشروع هرپروژه،صرف نظرازنوع ووسعت کاری آن،داشتن یک استراتژی صحیح، کارآمد وعملی برای پیشبرد هرچه سریعتر،صحیح ترومقرون به صرفه ترپروژه بوده ومهمترین عامل برای نیل به این هدف دسترسی آسان وسریع به اطلاعات صحیح می باشد.
بی شک شمانیزبه عنوان یک مدیرکه مدیریت راتوانایی اتخاذتصمیم هایی سریع وصحیح می دانید به لزوم داشتن ابزاری کارآمدوقوی برای دسترسی به اطلاعات جامع وکاربردی پی برده اید.ابزاری که باراه کاری ساده،دسترسی آسان به کلیه اطلاعات محدوده کاری پروژه رادرهرزمان دلخواه امکان پذیرنماید.این ابزارهامی بایستی دارای قابلیتهای ذیل باشد:
1- دربرگرفتن کل محدوده ی کاری پروژه.
2- دارابودن اطلاعات جامع وکامل پروژه.
3- دسته بندی کلی وجزئی اطلاعات پروژه بنابه نیازومحدوده ی کاری شرکت.
4- دارابودن قابلیت ارائه انواع گزارشهای کاری بنابه نیازکاری.
5- آسان بودن کارکرد.
«شناخت ویژگیهای مهم پروژه»
|
ویژگیها: |
نکاتی که بایدمدنظرقرارگیرند: |
|
آغازوپایان مشخص: هرپروژه دارای یک مرحله شروع ویک مرحله پایان است. |
1– برخی پروژه ها باید به دفعات تکرار شوند اما از آنجا که ابتداوانتهای مشخص دارند نمی توان آنهارا فرایند نامید. 2-تفاوت کارروزمزه با پروژه دراین است که کار روزمره تکراری است وفرایند مربوطه پایان مشخصی ندارد. |
|
برنامه منظم: برای رسیدن به اهداف پروژه ازیک برنامه منظم و روشمند استفاده کرد. |
1- یک برنامه ریزی خوب ضامن تکمیل پروژه در زمان مقرر و درقالب بودجه تعیین شده است ونتایج موردنظررابه بارخواهدآورد. 2- یک برنامه اثربخش الگویی برای هدایت پروژه دراختیارشماقرارمی دهدوجزئیات،اقدامات لازم رامشخص می کند. |
|
منابع مجزا: تخصیص زمان،نیروی انسانی لازم وبودجه باتوجه به ارزش هرپروژه انجام می شود. |
1- برخی پروژه هاخارج ازروندعادی زندگی شغلی وبرخی دیگردرخلال آن انجام می شوندامادرهر صورت لازم است که منابع جداگانه ای به انجام پروژه اختصاص می یابند. 2-موفقیت آمیزبودن یک پروژه مستلزم آن است که درمحدوده منابع تخصیصی انجام شود. |
|
کارگروهی: پروژه هامعمولا بایدبه صورت گروهی انجام شوند. |
1- تیمهای پروژه درعین حال که مسول تحقق اهداف خودهستندوازتحقق آنها احساس رضایت می کننددرمجموع کل سازمان رادرتحقق اهدافش یاری می دهند. 2- پروژه هاچالشهاوتجربیات تازه ای راپیش روی کارکنان سازمان قرار می دهند. |
|
اهداف تثبیت شده: نتایج پروژه هادرکیفیت یاعملکردنمودپیدامی کنند. |
1- یک پروژه اغلب به یک شیوه جدیدانجام کار منتهی می شود یاچیزی راایجادمی کند که قبلا وجود نداشته است. 2- هدفها باید برای کلیه افرادی که انجام پروژه مشارکت دارند مشخص شده باشند. |
- · دلایل استفاده ازمدیریت پروژه:
برخورد انعطاف پذیرومسولانه بانیازهای درحال تغییرمشتریان ازجمله نکات مهمی است که بایدبرمبنایی دردنیای پررقابت کسب وکارموردتوجه خاص قرارگیرد.مدیریت پروژه شمارادرتمرکزیافتن براولویتها،بررسی عملکردها،غلبه برمشکلات وسازگاری باتغییرات یاری می دهد.علاوه براین بااستفاده ازمدیریت پروژه بهترمی توانید زمام اموررادراختیاربگیرید وبا کمک تکنیکها وابزارهای آزمایش شده آن راحتترمی توانیدگروههای کاری رادرجهت رسیدن به اهدافشان درمحدوده زمانی وبودجه تعیین شده رهبری کنید.هرچندممکن است درابتدای امرسازماندهی یک پروژه زمان برباشد.امادربلندمدت موجب صرفه جویی دروقت وکاهش ریسک شکست می شود.
- · اقدامات مدیریتی:
درزمان کاربردروشهای مدیریت پروژه،اقدامات مدیریتی متعددی به صورت غریزی مورداستفاده قرارمی گیرند.درحالیکه کتب زیادی دراین خصوص نوشته شده،ولی یک درک کلی ازآنها وکاربردشان برای یک مدیریت پروژه کفایت می کند.خلاصه اقداماتی که مورد استفاده قرارخواهدگرفت عبارتنداز:
– تحلیل شبکه(یاتحلیل گرافیکی): نقشه عملیاتی رابااستفاده ازیک نمودارگرافیکی بیان میکند.
– مدیریت برمبنای هدف : یک عمل فنی است که اهداف راتعریف نموده است وروش منظمی برای برآوردعملکردومقایسه آن بااهداف پروژه بیان می کند.این کاردربرنامه ریزی وکنترل ونظارت پروژه کاربرددارد.
– مدیریت برمبنای استثنا: یک عمل فنی دیگری است که مشکلات خاصی که بایدمورد توجه مدیریت قرارگیردرابرجسته می نماید.مطالعات انجام شده نشان می دهدکه مدیریت نبایددر یک زمان خودرابیش از20درصدکل پروژه درگیرنماید.
– تقلیل هزینه: دراین روش سعی می شودبدون تحمیل هزینه های زیاد،زمان انجام وتکمیل پروژه راکاهش داد.
– تخصیص منابع: برای انجام هریک از فعالیتهای پروژه منابعی درنظرگرفته می شود. منظورازمنابع می تواندنیروی انسانی(کارکنان وکارگران)،اعتبارات مالی (هزینه لازم برای انجام فعالیتها) ،لوازم،ابزارومواردباشد.
– ترازکردن منابع: دراین روش فعالیتها به نحوی زمان بندی می شوندتاازمنابع موجودبتوان به صورت یکنواخت درطول پروژه استفاده نمود.
- · وظایف مدیریت پروژه:
ازسال1981،باتلاش موسسه مدیریت پروژه یاPIM،مدیریت پروژه به صورت یک حرفه مستقل درآمده است.این موسسه برنامه ای تحت عنوانPMPیاگواهی مدیریت پروژه خبره راتدارک وپشتیبانی نمود.این برنامه شامل داوطلبانی می شود که دارای سوابق تحصیلی وتجربه کاری لازم بوده وتخصص کافی درکلاسهایPMBOKبه دست می آورند. PMBOkاز9موضوع تشکیل شده که به قرارزیراست:
1- مدیریت اهداف: نظارت برپروژه ازطریق اهداف ودستیابی های موردنظرکارفرما.
2- مدیریت هزینه: نظارت برهزینه های پروژه ازطریق تجمعی ،سازماندهی وتحلیل اطلاعات ونهایتا ارائه گزارش مالی.
3- مدیریت زمان: برنامه ریزی،زمان بندی ونظارت برپروژه جهت دستیابی به اهداف زمانی.
4- مدیریت نیروی انسانی: راهبردوهماهنگی افراد شرکت کننده درپروژه.
5- مدیریت کیفیت: دستیابی به استانداردهای کیفی جهت ارتقاء کارایی پروژه.
6- مدیریت پیمان/ تامین: انتخاب،مذاکره وسفارش تهیه وخریدمواد،ابزاروخدمات.
7- مدیریت ارتباطات: پخش اطلاعات وداده هابه صورت مستمردرمیان اعضاء تیم پروژه ومدیران پروژه.
8- مدیریت ریسک: مواجهه با درجه نامعلومی وعدم اطمینان های موجود درپروژه ازطریق دانش وتجربه درشرایط خاص.
9- مدیریت یکپارچه سازی: همگن کردن صحیح همه اجزاء ووظایف یک پروژه.
- · کاربردهای مدیریت پروژه:
به کارگیری اصول مدیریت پروژه درصنعت،مشاغل تجاری ودولتی افزایش یافته است، زیرااکنون ثابت شده که مدیریت پروژه کی می تواند مشکلات وپیچیدگی های روزافزون پروژه هاراحل کرده وبه انجام هرچه بهترآنها کمک نماید.
پیشرفت وتغییرات سریع درزمینه صنایع وتجارت باعث شده روشهای کلاسیک نتوانند خودرابه روزکنندوجوابگوی نیازهای روزهم نخواهدبود.دراین روندچندین روش جدیدمدیریت ابداع شده که بتوانندهمواره خودرابه روزنمایند.ازجمله این روشها می توان ازروش مدیریت مشارکتی ومشارکت کارکنان یاPM/EIنام برد.روش مدیریت مشارکتی یاPMعبارت است ازترکیب فنون ومهارتهایی جهت آماده سازی کارکنان درتمام سطوح، بازنگری ایجاد فرصت برای مشارکت فعال درفرایندمدیریت کلیدی که به موضوعات مربوط به کارهامرتبط شده وبرآنهاتاثیرمی گذارند.مشارکت کارکنان یاEIعبارت است ازفرایندی که کارکنان درتمام سطوح این فرصت راپیدامی کنند که درتمام جریانهای مدیریتی کلیدی که به موضوعات مرتبط باکارهامربوط می شوندمشارکت فعال نمایند.این گروههااغلب دوایرکیفی نامیده شده ودارای مسولیتهای بسیارمرتبط به یکدیگرهستندبه عبارت دیگرآنها،باید تقریبا درهمه ابعادعملیاتی ازجمله: تعیین هدف (اولین قدم در مدیریت پروژه)،برنامه ریزی،سازماندهی (تقسیم کارها) وتصمیم گیری شرکت نمایند. هدف جامعPE/EI یادوایرکیفی،ایجادیک روش مدیریتی است که کلیه کارکنان یک مجموعه رادرتمام سطوح،تشویق به همکاری وهماهنگی نموده تابه اهداف مشترک خودبرسند.
یکی ازاصولی ترین شعارهایی که شرکت ماشین سازی خورددراعمال روشPM/EI به کاربرد،چنین است:
«مشارکت کارکنان روش زندگی ماست.ما باید به یکدیگراطمینان کرده وبه هم احترام بگذاریم.»
فوایدومحدودیتهای پروژه:
استفاده ازفنون مدیریت پروژه درراهنمایی ونظارت برنحوه اجرای پروژه هاباعث ایجادیک اطمینان قبلی جهت تکمیل موفقیت آمیزپروژه می گردد.هنوزهم قضاوتهای موردی ارزشمند بوده وکسب نتایج مطلوب حاصل کوششهای بی دریغ می باشد.
مهمترین عامل موفقیت یک مدیریت پروژه پشتیبانی کامل کلیه سطوح مدیریتی،مخصوصا مدیریت سطوح بالااست وآنهاباید معتقدبه کلیه اصول باشند.اگرچه مدیریت پروژه نیازبه کوشش،همکاری،مشارکت ودقت عمل داشته وبه ظاهرمشکل می نمایدولی اخذ نتیجه مطلوب ارزش آن راداردنقاط قوت مدیریت پروژه به قرارزیراست:
1- ارائه یک تصویرواضح ازدورنمای پروژه که قابل ارتباط می باشند.بااین تصویرمسو لیت کلیه افرادشرکت کننده درپروژه به روشنی مشخص می گردد.
2- کارکنان جدیدرابه راحتی درجریان امورقرارداده وآنهاراباجزئیات امورآشنامی سازد.
3- کلیه دست اندرکاران درپروزه راوادارمی سازدتابادقت بیشتری به جزئیات پروژه بپردازند.
4- حساب مشخصی رابرای هریک ازمسولین فعالیتهای پروژه تشکیل می دهدتا بامراجعه به این حسابها وضعیت هریک رانظارت وبررسی نمود.
5- یک روش بسیارعالی برای تعریف روابط بین گروههاوفعالیتهای مختلف یک پروژه ارائه می نماید.
6- قادربه تصحیح به موقع پروژه درزمان وقوع تغییرات ویاشرایط غیرقابل پیش بینی می باشد.
7- بامشارکت فعال وکارآموزی اعضای گروهها،آنها به توسعه حوزه ای خودهدایت می نماید.
برای حصول نقاط قوت،پروژه بایدمحدودیتهای متعددی رااعمال نمود:
1- برنامه پروژه نبایدپیچیده باشد.برای جلوگیری ازهرگونه سوء برداشت بایددرحدامکان ساده باشد.
2- اعمال تغییرات درنموداربرنامه ریزی پروژه ممکن است به زمان بیشتری برای برنامه ریزی مجددنیازداشته باشد.
- · فرایندهای پروژه :
برای اجرای هرپروژه، مجموعه ای ازفرایندهای مختلف صورت می گیرد. یک فرایند شامل «مجموعه فعالیتهای لازم الاجرا برای حصول به یک نتیجه مشخص» است.این فرایندهاتوسط مجریان پروژه انجام می شود. اغلب این فرایندهابه دو دسته ذیل تفکیک می گردند:
فرایندهای مدیریت پروژه: که شامل تشریح وسازماندهی فعالیتهای پروژه می باشد. این فرایندهادراغلب پروژه ها ودرزمانهای مختلف قابل اجرامی باشد.
فرایندهای تهیه محصول پروژه: که شامل تهیه،تولیدوارائه محصول پروژه می باشد.این فرایندها عمدتا درغالب تعیین چرخه حیات پروژه بیان می گردند.ازابتدا به انتها پروژه تعامل مدلومی بین دودسته فرایند فوق برقرارمی باشد.به عنوان نمونه تعیین محدوده کارپروژه بدون درک کافی ازچگونگی تهیه،تولیدوارائه محصول آن نمی باشد.
- · گروههای فرایند:
فرایندهای مدیریت پروژه درقالب یکی ازپنج گروه ذیل انجام می شوند:
فرایندهای آغازین: تشخیص،تدوین وارائه مراحل وفعالیتهای لازم برای شروع پروژه می باشد.
فرایندهای برنامه ریزی: تبیین وتعیین اهداف وانتخاب راهکاربهینه برای کسب نتایج موفقیت آمیزوایفای کامل تعهدات می باشد.
فرایندهای برنامه ریزی: تبیین وتعیین اهداف وانتخاب راهکاربهینه برای کسب نتایج موفقیت آمیز وایفای کامل تعهدات می باشد.
فرایندهای اجرایی: مجموعه عملیات هماهنگی بین کلیه ارکان اجرائی پروژه مطابق برنامه می باشند.
فرایندهای کنترلی: مجموعه فعالیتهای کسب اطمینان ازدستیابی به اهداف پروژه می باشد دراین فرایندهابرای جبران خطاهای احتمالی ازتکنیکهای ارزیابی عملکرد،اندازه گیری، پیشرفت وانجام اقدامات اصلاحی درمواقع ضروری استفاده می شود.
فرایندهای اختتامی: مجموعه فعالیتهای مطابقت مراحل اجراشده واهداف ازپیش تعیین شده پروژه می باشد.
گروههای فرایندی فوق ازطریق نتایج حاصله ازاجرای هریک به یکدیگر مرتبط می شوند. این نتایج به صورت خروجی برخی وبه عنوان ورودی،مورداستفاده قرارمی گیرد.این ارتباطات که ازابتداتاانتهای پروژه به طور مداوم وچندسویه می باشد.
به عنوان مثال،درابتدا برنامههای اجرائی پروژه توسط فرایندهای برنامه ریزی مشخص می شود.سپس درادامهبادریافت نتایج فرایندهای کنترلی،این برنامه ها به روزآوری ودرفرایندهای اجرائی موثرمی گردند.
توضیح این نکته ضروری است که«گروههای فرایندی درمراحل مختلف پروژه،دارای فعالیتهای موازی هستندوهمزمان درسطوح مختلف وباشدت وکثرت متفاوت اجرامی شوند.»
پس گسستگی وجدائی آنها ازیکدیگر،برای یک لحظه نیزقابل تصورنیست. این اجرای موازی برخی ازفرایندهای مختلف با یکدیگردرتصویرارائه شده است.
فرایندهای اجرایی حجم وگستردگی فعالیتها
فرایندهای آغازین فرایندهای برنامه ریزی
فرایندهای کنترلی فرایندهای اختتامی
خاتمه زمان مرحله شروع
دریک مرحله ازاجرای پروژه،نهایتا پس ازتعامل کافی بین فرایندهای مختلف،نتایج درقالب خروجی آن مرحله بطورکامل مشخص می شود تا به عنوان ورودی مرحله بعدمورد استفاده قرارگیرد.به عنوان مثال،خروجی مرحله طراحی ومهندسی تهیه،تولیدوارائه مدرک مهندسی است ومی بایستی برای استفاده درمرحله بعد وبرای تهیه وتولید محصول ویا ارائه خدمتی مورد استفاده قرارگیرد.اما این مدارک برای اجرامی بایدازکیفیت لازم برخوردارباشند.لذا لازم است تاابتداموردبررسی دقیق قرارگرفته وپس ازتاییدمورداستفاده قرارگیرند.درابتدای شروع هریک ازمراحل پروژه،توجه کافی به برخی ازفرایندهای آغازین درحفظ ا1هداف پروژه وتعهدات مجریان بسیارموثراست.این مراحل وفرایندهای آنها تاحد زیادی بطورموازی اجرامی شوند.
به عنوان مثال: فرایندهای برنامه ریزی نه تنها به بیان دقیق آنچه که می بایست درهرمرحله انجام شودمی پردازند،بلکه مطابق پیشرفت حاصل ازانجام کار،به صورت مداوم برنامه اجرائی مرحله یامراحل بعدی رابه روزآوری نموده وبرنامه رامنطبق با نتایج اجرائی حاصله وشرایط اجرائی می نماید.
این به روزآوری مداوم برنامه های دوره های بعد پروژه براساس نتایج حاصله را«برنامه ریزی غلطان» می نامند. بدین ترتیب برنامه ریزی بطورمشخص فرایندی تکرارپذیراست.به مرورباتصحیح مستمربرنامه ریزی پروژه، انتظارات متولیان نیزمتناسب با وضعیت پروژه، واقعبینانه می گردد.
- · تعامل بین فرایندها:
هریک ازگروههای فرایندی(پنجگانه) نیزازمجموعه فرایندهای کاملا مشخصی تشکیل شده اند،که با یکدیگرمرتبط هستند.این ارتباط به صورت خروجی هریک وورودی دیگری می باشد.هریک ازفرایندها ازسه بخش مجزای زیرتشکیل شده اند:
– ورودی: شامل مدارک ومستندات ونتایج متخذه ازفرایندهای اجرائی ماقبل می باشد.
– ابزاروتکنیکها: شامل رویه ها،تکنیکها وابزارهای لازم برای استفاده ازورودیها،اجرای فرایندوکسب خروجی هاست.
– خروجی ها: شامل مدارک ومستندات ونتایج حاصل ازاجرای فرایند می باشد.
- فرایندهای اصلی وعمده:
اجرای برخی ازفرایندهای برنامه ریزی درکلیه پروژه ها ضروری است ولزوم اجرای آنها ورعایت تقدم وتاخربین آنان بدیهی واجتناب ناپذیراست. به عنوان نمونه قبل ازتعریف فعالیتهای یک پروژه،زمانبندی وبودجه آنها عملامیسرنیست.
فرایندهای اصلی وعمده برنامه ریزی که می توانند بطورمکرردرطول اجرای پروژه در سازمانهای متعددوهمچنین به موازات شروع وادامه یک یاچند مرحله ازپروژه تحقق یابد به شرح ذیل هستند:
– برنامه ریزی محدوده: تدوین محدوده کارکه به عنوان پایه اتخاذ کلیه تصمیمات درپروژه است.
– تعریف محدوده: تشریح وتفکیک اهداف بلندمدت وکلان به اهداف کوتاه مدت مشخص به منظورمدیریت دقیق برآنهاست.
– تعریف فعالیتها: تعیین دقیق فعالیتهای قابل انجام برای حصول به نتایج واهداف کوتاه مدت می باشد.
– توالی فعالیتها: بررسی وتدوین ارتباطات بین هریک ازفعالیتها باسایرین است.
– برآوردمدت زمان فعالیتها: برآورد مدت زمان لازم برای اجرای هریک از فعالیتها بطور مستقل می باشد.
– تهیه زمانبندی: تجزیه وتحلیل ارتباط بین فعالیتها،مدت زمان اجراومنابع موردنیازهریک ازآنها برای تهیه برنامه زمانبندی پروژه می باشد.
– برنامه ریزی مدیریت ریسک: با اتخاذتصمیم درنحوه مواجهه بارویدادهای بالقوه،مخاطره آمیزوبرنامه موردنیازدرمدیریت ریسک پروژه می باشد.
– برنامه ریزی منابع کاری: بررسی وتعیین نوع ومیزان کاری(شامل نیروی انسانی،مواد، ماشین آلات،ابزار)برای تحقق هریک ازفعالیتهای پروژه است.
– برآوردهزینه: محاسبه وبرآوردکل بودجه موردنیازبرای اجرای پروژه می باشد.
– برنامه ریزی بودجه: تسهیم وتخصیص بودجه به هرمجموعه ازفعالیتهادرمحدوده بودجه کلی پروژه است.
– تهیه برنامه پروژه: جمع بندی،یکپارچه سازی ومستندسازی فرایندهای برشمرده شده فوق دریک مجموعه مدون وقابل ارائه می باشد.
- · فرایندهای فرعی وکمکی:
استفاده ازمجموعه فرایندهای فرعی وکمکی بستگی زیادی به ماهیت پروژه دارد.به عنوان مثال شرایط اجرای بسیاری ازپروژه ها به نحوی است که نیازمند توجه ویژه به فاکتورهای ریسک پروژه نیست. ولی دربرخی ازپروژه هااین بعکس می باشد.مجموعه فرایندهای فرعی وکمکی همواره دراجرای فرایندهای برنامه ریزی موردتوجه بوده وبه شرح ذیل هستند:
– برنامه ریزی کیفیت: تعیین استانداردهای موردقبول برای اجرای فعالیتهاوتحقق اهداف پروژه وهمچنین تعیین روشهای به کارگیری آنها درطول پروژه است.
– برنامه ریزی سازمانی: تبیین وتدوین واگذاری مسولیتها واختیارات لازم به مجریان برای اجرای پروژه وتعیین ارتباطات فی مابین می باشد.
– جذب نیرو: جذب وبه کارگیری منابع انسانی موردنیاز واختصاص به انجام امورمشخص درپروژه است.
– برنامه ریزی ارتباطات: تدوین اقلام اطلاعاتی درسیستم ارتباطات متولیان پروژه و گروههای تولیدکننده ومصرف کننده اطلاعات درسطوح مختلف وهمچنین روشهای ارسال ودریافت اطلاعات فی مابین آنهاست.
– تبیین ریسک: تعیین ریسک احتمالی موثردراجرای پروژه و تدوین مشخصه های آنها می باشد.
– تجزیه وتحلیل کیفی ریسک: تجزیه وتحلیل مشخصات ریسک وتعیین اولویت هریک از آنها درتحقق اهداف پروژه می باشد.
– تجزیه وتحلیل کمی ریسک: ارزیابی مقداری احتمال واثرریسک وتعیین سطح معنی دار بودن آنها برای اهداف پروژه می باشد.
– برنامه ریزی واکنش به ریسک: تدوین رویه ها واجرای تکنیکهایی است که باتوجه به ریسک موجود،موجب افزایش فرصتهاوکاهش تهدیدها درپروژه می گردد.
– برنامه ریزی تدارکات: تعیین نیازمندیهای پروژه به کالاوموادوچگونگی تحصیل آنها برای اجرای پروژه می باشد.
– برنامه ریزی درخواستها: تدوین دقیق مشخصات کالا وموادلازم برای تحقق هریک ازفعالیتها وتعیین منابع بالقوه وتامین ودستیابی به آنهااست.
- فرایندهای اجرایی:
ارتباط وتعامل بین فرایندهای اجرایی رابه شرح ذیل ارائه نموده است:
– اجرای برنامه پروژه: انجام کلیه فعالیتها مطابق برنامه پروژه می باشد.
– اطمینان کیفیت: ارزیابی کلی ازنحوه اجراوتعیین بسته مناسب برای اجرای پروژه متناسب باکیفیت موردتوجه دراستانداردهای به کارگرفته شده درپروژه می باشد.
– بهبودسازمان: تهیه وتدوین وبهبود نحوه استفاده ازمهارتهای فردی وگروهی،به منظورافزایش توان اجرایی درپروژه می باشد.
– توزیع اطلاعات: تدوین اطلاعات وتوزیع زمانمندومنظم اطلاعات بین سطوح مختلف متولیان پروژه است.
– درخواست: اخذ پیشنهادات فنی ومالی متناسب بانیازهای پروژه می باشد.
– انتخاب تامین کنندگان کالا: انتخاب منابع تامین کالاومواد ازبین سازندگان وفروشندگان است.
– عقدقرارداد وراهبردی پیمان: انجام مدیریت کامل برارتباطات مجری باسازندگان وفروشندگان کالاوموادپروژه می باشد.
- · فرایندهای کنترلی:
درطول اجرای پروژه همواره می بایستی کلیه فعالیتها مورد ارزیابی قرارگرفته وبامقایسه برنامه وعملکرد،اختلافات احتمالی مشخص گردد.شرایط ونحوه اقدامات کنترلی وفرایندهای مربوطه دراغلب پروژه هامشترک می باشد.درهنگام اجرای تعهدات،اختلاف بین برنامه و عملکردتاحدی طبیعی است.این اختلافات وانحرافات،دستیابی به نتایج پروژه رابه مخاطره می اندازد.لذالازم است تا دائما با انجام فرایندهای کنترلی،برنامه اجرای پروژه تعدیل و متناسب گردد.اگرفعالیتهایی به تعویق افتادمی بایستی مجددا باتغییرزمانبندی وبودجه بندی آنها مسیراجرای پروژه رااصلاح وبه سوی هدف رهنمون ساخت.
دراجرای فرایندهای کنترلی،اقدامات پیش گیرانه(برای پیش دستی درمواجهه بامشکلات) نیز می بایستی مدنظرمجریان قرارگیرد.
– کنترل یکپارچه تغییرات: هماهنگی تغییرات درکلیه ارکان ومشخصه های پروژه می باشد.
– ممیزی دوره ای محدوده: مطابقت فعالیتهای اجرایی بامحدوده کارپروژه است.
– کنترل تغییرات محدوده: انجام اقدامات کنترلی برروی تغییرات محدوده کارپروژه است.
– کنترل زمانبندی: انجام اقدامات کنترلی برروی تغییرات زمان اجرای فعالیتهای پروژه است.
– کنترل کیفیت : مشاهده بررسی وکنترل نتایج فعالیتهای اجرایی برای تعیین تناسب آنها با استفاده ازاستانداردهای کیفیت موردقبول دراجرای پروژه وشناسایی راه حلهای کاهش اختلافات احتمالی وافزایش رعایت دقیق استانداردهای کیفیت می باشد.
– گزارشات عملکرد: جمع آوری،پردازش وارائه مدون اطلاعات عملکردپروژه به صورت مدون است.دراین گزارش آخرین وضعیت پروژه،پیشرفتهای حاصله وپیش بینی ادامه کاردرمقطع گزارش ارائه می گردد.
– پیگیری وکنترل ریسک: پیگیری ریسک شناسایی شده کنترل ریسک باقی مانده، تعیین ریسک جدیدواطمینان ازاجرای برنامه های(کاهش) ریسک وارزیابی میزان اثربخشی آنها درتقلیل ریسک.
- فرایندهای اختتامی:
فرایندهای اختتامی شامل:
– خاتمه پیمان:بررسی وتجزیه وتحلیل تعهدات وتلاش درجهت خاتمه وتسویه پیمانها و قردادهای پروژه می باشد.
– خاتمه اجراء: تولید،جمع آوری،تدوین وارائه اطلاعات ومقایسه برنامه وعملکرد درچگونگی اتمام مراحل پروژه است.
نرم افزار(P3) Primavera Project Planner
نرم افزارPlanner(p3)Project Primavera کامل ترین وقدرتمندترین ابزارمدیریت پروژه درمدیریت زمان درجهان شناخته شده است.p3 قادراست تاپروژه های بسیاربزرگ وپیچیده رابدون هیچگونه محدودیتی درتعریف واختصاص منابع،به شکل کاملا منعطف وساده برنامه ریزی وکنترل نماید.
همیشه سوالات متعددی برای مدیران پروژه مطرح می شودکه بارزترین آنها:«این کارکی تمام می شود؟»،«چه کسانی کاررا انجام می دهند؟»،«چه اتفاقی می خواهدافتاداگر….(What-if) » وازاین قبیل می باشد.
P3 پاسخ این سوالات رابه سرعت وبه شکل صحیح ارائه خواهدنمود.کاربردp3 به راحتی می تواند اطلاعات پروژه وفعالیتهای آن رادراین بانک اطلاعاتی جمع آوری نموده وطرق مختلفی آنهارادسته بندی کرده وبه نمایش درآورد.
همچنین بسادگی می تواندروی جزئیات فعالیتهای پروژه متمرکزشده ونتایج کارخودرا درقالب گزارش ونموداردرقالب گرافیکی دلخواه نمایش دهد.به کمک ابزارهای انعطاف پذیرp3ازقبیل 24کد فعالیت، 16کد بخشهای اطلاعاتی دلخواه 10کد پروژه 19 مرحله مرتب سازی داده ها و28مرحله فیلتربه همراه 31 تقویم برای برنامه ریزی فعالیتهامی توان اطلاعات پروژه رادرقالبهای گوناگون دسته بندی وتجزیه وتحلیل کرد:این نرم افزاربرای میدان پروژه توسط طراحانی که خودمدیر پروژه بوده اند،تهیه شده است ودقیقا به همین دلیل است که غالب نیازمندی های مدیران پروژه رادربرنامه ریزی وکنترل طرحهاراپاسخ گو است.به کمک p3می توان شبکه فعالیتهارا سریعادرقالب گرافیکی تهیه کردوهمچنین امکان انتخاب نوع فعالی رابه سهولت امکان پذیرمی نماید.
P3سازماندهی اطلاعات پروژه راآسان نموده است ومی تواند شرایط موردنظرشما رابه فعالیتها تحویل کند.تحت شبکه بودن p3این قابلیت رابه آن بخشیده است تاکاربران متعددبتوانند درنقاط مختلف وبه شکل همزمان یادرزمانهای دلخواه به بانک اطلاعاتی یگانه p3متصل وپروژه های خاص رابرنامه ریزی وکنترل نمایند.
امکان لینک: بازخوانی اطلاعات واشتراک داده های p3باسایر نرم افزارهای مدیریت پروژه همچون MPsوExpedition وجود دارد.
برخی دیگر ازقابلیتهای این نرم افزار به شکل خلاصه عبارتند از:
- پیگیری عملکردمنابع وهزینه های پروژه به کمک p3 سهل وآسان است.
- P3می تواند محدودیت های مورد نظررا (کاربر) به فعالیتهااعمال کند.
- P3سازماندهی اطلاعات پروژه راآسان نموده است.
- P3امکان انتخاب نوع فعالیتها رابه کاربرمی دهد.
- امکان بهنگام نمودن پروژه درخارج ازمحیط کارگاه رافراهم می سازد.
- P3می تواندمحدودیتهای موردنظر کاربررابه فعالیتها اعمال کند.
Versionجدید p3تحت عنوان p3e که مخفف Enterprise Planner Project Primavera می باشدبه بازارآمده که به مشکل ساختاری باویرایش گذشته آن متفاوت است.باتوجه به آنکه کمپانی پریما راتمامی پیشتیبانی های خودرااز ویرایشهای خودرااز ویرایشهای قبلی این نرم افزار برداشته است، بزودی p3eکاملا جای p3راخواهدگرفت.
· مدل بلوغ سازمانی مدیریت پروژه (OPM3):
درسال2003 انستیتو مدیریت پروژه امریکا(PMI) مدل استانداردوبلوغ سازمانی مدیریت پروژه OPM3 براساس تجارب حاصله ازاجرای استاندارد PMBOK ارائه نمود.این مدل جهت کمک به سازمانهایی طراحی شدکه دارای فعالیتهای پروژه ای بود وقصد دارند استراتژیهای خودرابا موفقیت به مرحله اجرا گذارند.
فرایند توسعه OPM3 : دارای پایه ای قوی است که ازمطالعه وپژوهش همزمان بروی 27 الگوی مختلف ایجادشده است.به شکل گسترده توسط دست اندرکاران کمیته های بزرگ مدیریت پروژه توسعه داده شده با مشارکت بیش از800 شرکت حرفه ای از35 کشورجهان گسترش پیدا نموده است.این مدل متشکل ازسه عنصرکلیدی متعادل باهم می باشند:
1- دانش 2- ارزیابی 3- بهبود
1- عنصر دانش که طی آن استفاده کننده برمحتوای استاندارد وPMBOK مسلط شده وبا ایده مدیریت سازمانی وهمچنین بلوغ سازمانی مدیریت پروژه ومتدولوژی مربوطه آشنامی گردد.
2- عنصرارزیابی که طی آن سازمان موقعیت جاری خودرابا استانداردو تعیین نموده وضعفها وقوتهای خودش راشناسایی می کند.دراین عنصرروشها،فرایندهاورویه هایی که یک سازمان می تواندبا استفاده ازآنها میزان بلوغ خودش راارزیابی کند ارائه می گردد.
3- عنصربهبود که ارائه دهنده مسیروفرایند حرکت ازوضع موجود به وضعیت بلوغ یافته است.دراین عنصر تغییرات وبهبودهای اصلی که منتهی به افزایش بلوغ وازبین بردن نقاط ضعف مشخص شده درعنصرارزیابی است.
هنراصلی مدل بلوغ سازمانی مدیریت پروژه ایجادارتباط منسجم بین دانش ،ارزیابی وبهبود بایکدیگراست.
OPM3 برای استفاده درسازمانهایی کاربرد داردکه بطورماهوی درگیرفعالیتهای مدیریت پروژه می باشند.نقطه قوت این مدل اتصالی است که بین برنامه ریزی استراتژیک واجرا برقرارنموده به صورتیکه نتایج وخروجیهای هرپروژه راقابل پیش بینی،قابل اطمینان وپایدار نموده وهبستگی بین نتایج موفقیت سازمان رابرقرار می نماید.
OPM3رامی توان درسازمانهای مختلفی ازنظرصنعتی،اندازه،مکان جغرافیایی بکاربرد.
مبنای اصلی این مدل یک سری راهکاربرتراست که قبلا مورد تاییدمتخصصین وکارشناسان قرارگرفته است.
OPM3 مدیریت پروژه سازمانی را به صورت زیرتعریف می کند:
« استفاده همزمان ازدانش ،مهارت،ابزاروتکنیک وفعالیتهای سازمانی وپروژه ای برای دستیابی به اهداف سازمان ازطریق پروژه ها». به عبارت دیگرمدیریت نظام مند پروژه ها، برنامه ها،پورتفولیوهادرراستای تحقق اهداف کلان استراتژیک می باشند.پروژه ها،برنامه ها بخشی ازپورتفولیوها هرکدام یک قلمروازمدیریت پروژه می باشد.
پروژه هاوبرنامه ها بخشی ازپورتفولیوی پروژه هستند.هرقلمروازمدیریت پروژه شامل چهاربعد می باشد که راهکارهای برتردراین چهاربعد قرارمی گیرند:
1- استانداردسازی 2- سنجش 3- کنترل 4-بهبودمستمر.
دانلود مقاله
